O mundo empresarial, em plena era da informação, enfrenta grandes problemas associados à dificuldade no acesso e uso dos recursos da informação.
O excesso de informações gera “DES”informação, na medida em que as pessoas não conseguem encontrar objetivamente a informação de que necessitam, no momento oportuno.
As mudanças aceleradas nos cenários político, econômico, social e corporativo fazem com que informações percam seu valor rapidamente e necessitem atualização constante.
A Gestão de Conteúdo Empresarial vai além a organização de documentos.
Trata-se de uma metodologia de trabalho que busca mapear, identificar, organizar, armazenar e distribuir as informações de interesse da empresa em qualquer forma de apresentação, tornando-a importante ferramenta de trabalho.
A informação pode ser insumo na forma de produtos como um documento, um arquivo eletrônico, uma imagem ou um vídeo.
Pode ser também algo intangível, igualmente valoroso do ponto de vista do conteúdo, tais como um dado eletrônico, uma conversa entre cliente e empresa, conhecimento e experiências de funcionários.
É preciso implantar métodos que mapeiem a geração destas informações para registrá-las, identificá-las, armazená-las, controlá-las e recuperá-las para uso eficiente dentro das empresas.
Para cada ação é preciso investigar vários pontos, dentre eles alguns mais importantes:
Mapear: Onde as informações estão sendo geradas? Como estão tramitando? Qual o objetivo destas informações? Elas estão atingindo o seu destino?
Registrar: As informações estão sendo registradas de alguma forma no momento em que são geradas? Este registro é sistematizado ou cada colaborador faz da forma que entende melhor fazer?
Identificar: Há método estabelecido para “rotular”, indexar (descrever conteúdo) desta informação?
Organizar: Como ordenar? Armazenar: Como estão sendo guardadas estas informações? Há cópias de segurança? Há regras de acesso para que somente pessoas habilitadas acessem estas informações (Categorização: Confidencial/Reservada/Corporativa e Pública)? Por quanto tempo deve ser armazenada?
Controlar: O conteúdo destas informações está sendo atualizado? Existe um controle da revisão/atualização destas informações? Conteúdos obsoletos estão sendo usados? Durante uma atualização é possível identificar que a informação não está pronta para uso? (Em elaboração/Em revisão).
Recuperar/Distribuir: A informação está sendo acessada passivamente ou ativamente? A distribuição para as áreas de interesse está sendo feita? Alguma informação não pôde ser encontrada?
O uso da informação pode ser tanto para obter melhores performances nos trabalhos diários de todos os colaboradores, como para a tomada de decisão fundamentada.
Assim, toda a empresa independente do seu "porte" deve ter este mapeamento de informações, nos dias de hoje e com a tecnologia inovando diariamente à grande necessidade, e até mesmo para adequação a nova Lei, LGPD.
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